Daftar Evaluasi Diri

 

Untuk memperoleh kepemimpinan yang efektif dan efisien, diperlukan perencanaan dan strategi yang tepat dalam pengembangan program. Penetapan berbagai program dan target dilakukan melalui suatu proses yang melibatkan sebanyak mungkin staf pengajar dan unit-unit yang ada di Departemen (Bagian). Untuk hal-hal yang sifatnya sangat substansial, konsultasi dilakukan bukan hanya dengan staf pengajar, tetapi juga dengan stakeholders lainnya termasuk melibatkan mahasiswa.Perencanaan program studi disusun dalam Rencana Strategis Departemen Gizi Masyarakat  yang meliputi meliputi perencanaan baik jangka panjangdan jangka pendek.

Pengelola program studi menjalankan fungsi manajemen sebagai berikut : perencanaan, pengorganisasian, pengembangan staf, pengawasan, pengarahan, representasi dan penganggaran.

  1. Perencanaan (Planning)

Pengelola melaksanakan fungsi perencanaan dengan membuat rencana strategis (Renstra). Semua perencanaan akan disinkronkan di tingkat yang lebih tinggi yaitu di fakultas. Perencanaan tersebut mencakup perintisan jejaring kerjasama dan kemitraan akademik dengan perguruan tinggi yang diakui di luar negeri, meningkatkan kualitas pendidikan, penelitian dan pemberdayaan masyarakat berbasis departemen termasuk diantaranya meningkatkan mutu pendidikan berwawasan global, meningkatkan kualitas SDM, manajemen dan fasilitas. Pengoptimalan laboratorium dan perpustakaan serta meningkatnya publikasi jurnal ilmiah.

  1. Pengorganisasian

Pengelola melakukan fungsi pengorganisasian dengan sangat baik, dengan memberikan tugas yang sesuai dengan kapabilitas dan kompetensinya, Pengelola juga  membentuk pokja (kelompok kerja)/task force apabila dibutuhkan. Fungsi organisasi telah berjalan dengan baik sesuai dengan tugas dan wewenangnya, apabila terdapat permasalahan maka akan dibahas pada rapat rutin setiap hari rabu (rabuan) dan dicarikan solusi yang terbaik.

  1. c.      Pengembangan Staf 

Pengelola mendukung dan mendorong pengembangan staf dengan memfasilitasi langsung terhadap beberapa kegiatan untuk pengembangan staf seperti peningkatan bahasa inggris, pelatihan penulisan jurnal internasional, maupun pelatihan-pelatihan tingkat nasional dengan cara memberikan informasi secara intensif dan/atau memberikan biaya penuh maupun sebagian (subsidi). Pengelola juga memotivasi  dosen untuk secepatnya melanjutkan pendidikan hingga tingkat doktor dan motivasi untuk mengambil di luar negeri.

  1. Pengawasan

Pengawasan dilakukan melalui penilaian 1) Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) tahunan baik untuk tenaga pendidik maupun tenaga kependidikan yang dilakukan oleh ketua departemen, 2) Indeks Kinerja Dosen (IKD) oleh kepala bagian dan ketua departemen setiap semester, 3) Laporan kinerja tenaga kependidikan, penilaian tiga bulanan untuk tenaga laboran dilakukan oleh Koordinator laboratorium fisik terpadu dan ketua departemen serta penilaian tiga bulanan untuk tenaga kependidikan dilakukan kepala tata usaha dan ketua departemen, dan 4) Pencatatan kehadiran tenaga pendidik dan kependidikan dilakukan secara komputerisasi terpusat di IPB dengan finger print.

Nilai IKD minimal 12, jika kurang dari 12 maka dosen tersebut tidak mendapatkan insentif kinerja semesteran dan atau tidak memperoleh tunjangan sertifikasi/kehormatan.

  1. Pengarahan

Pengarahan dilakukan oleh ketua departemen kepada tenaga pendidik dan tenaga kependidikan berdasarkan masukan dari forum pengembangan, bagian-bagian, dan sesuai dengan kebutuhan. Pada tiga tahun terakhir tenaga pendidik dan kependidikan telah mengikuti berbagai pelatihan, antara lain : pelatihan keuangan, update website, tata kelola laboratorium, pelatihan penulisan artikel berbahasa inggris untuk jurnal internasional. Ketua departemen juga mengarahkan para dosen untuk melanjutkan pendidikan S2 sesuai rencana pengembangan departemen.

  1. Representasi

Pengelola PS S1 Mayor Ilmu Gizi  yang tercantum pada stuktur organisasi Departemen Gizi Masyarakat yang ditetapkan berdasarkan SK Ketua Departemen. Sebelum dituangkan dalam surat keputusan (SK), ketua departemen meminta masukan kepada para kepala bagian, tenaga pendidik dan tenaga kependidikan agar keputusan tersebut merupakan representasi dari semua pihak.

  1. Penganggaran

Pengelolaan keuangan dilakukan pada tingkat Departemen untuk seluruh program studi yang berada dibawah departemen tersebut. Pengelolaan keuangan dilakukan  secara transparan dan akuntabel. Sumber pendanaan di Departemen Gizi Masyarakat berasaldari dana masyarakat dan pemerintah (APBN).  Dana masyarakat terdiri dari SPP, non-SPP, kerjasama penelitian, kerjasama pengabdian kepada masyarakat dan hibah penelitian. Sedangkan dana bersumber APBN berupa komponen belanja pegawai dan program hibah institusi. Setiap tahun Departemen Gizi Masyarakat mengajukan anggaran ke  Rektor IPB (Direktorat Keauangan) menggunakan surat pengesahan penggunaan anggaran (SPPA) yang kemudian akan disalurkan melalui petty cash yang ada di departemen. Pada proses penyusunan SPPA departemen berkoordinasi dengan program studi. Setiap Program Studi menyusun rencana kerja dan anggaran tahunan (RKAT) yang kemudian diusulkan ke departemen dan kemudian dikompilasi dan diolah menjadi RKAT Departemen yang menjadi dasar pengajuan anggaran ke IPB.  Berdasarkan RKAT tersebut dana operasinal bulanan program studi akan dikeluarkan secara periodik (bulanan). Mekanisme pengajuan dana operasional dilakukan dengan menggunakan surat pengajuan dana operasional dari ketua/koordinator program studi kepada Ketua Departemen yang kemudian akan diproses di bagian keuangan di tingkat departemen.